Hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay đều yêu cầu ứng viên nộp đơn xin việc (CV) qua email. Khác với cách nộp bản cứng, nộp đơn xin việc qua email sẽ có những đặc trưng mà nếu không chú ý, ứng viên sẽ bị nhà tuyển dụng xóa ngay email mà không cần xem file CV đính kèm. Vì vậy, trước khi gửi đơn xin việc qua email, bạn cần lưu ý và tuân thủ những điều sau đây

1. Địa chỉ email phải nghiêm túc

Địa chỉ email bạn gửi cho nhà tuyển dụng cũng nói lên rất nhiều điều. Bạn nên dùng những email có tên dễ nhớ, tên thật, thể hiện sự nghiêm túc, chuyên nghiệp (ví dụ: nguyenvanthanh@..., ngocha@...), tránh sử dụng địa chỉ email kiểu tên nickname (ví dụ: congchuabuongbinh99@..., changtraicodon1089@...)

2. Chữ ký phải nghiêm túc

Chữ ký ở cuối email thường chứa một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email. Đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; tránh chèn vào những câu từ, thơ văn rườm rà, không phù hợp. Ngoài ra, nên sử dụng ảnh đại diện phù hợp, có thể dùng ảnh cá nhân.

3. Chỉ gửi mail tới một địa chỉ

Nhà tuyển dụng sẽ xóa ngay email của bạn hoặc không đọc nếu thấy bạn gửi cùng một mail cho nhiều nơi hoặc chuyển tiếp mail từ địa chỉ này đến địa chỉ khác. Điều này thật sự không chuyên nghiệp trước nhà tuyển dụng. Nếu muốn gửi đơn xin việc bằng email đến nhiều nơi, bạn nên soạn các email riêng biệt.

4. Tiêu đề email ghi rõ vị trí ứng tuyển

Hiện nay, có rất nhiều email spam được gửi hàng ngày đến hòm thư của nhà tuyển dụng. Vì vậy, ứng viên cần tạo tiêu đề email rõ ràng đơn xin ứng tuyển vị trí nào. Tiêu đề email nên viết hoa để gây sự chú ý hơn.

5. Phải đặt tên các file đính kèm

Các file đính kèm cũng như tiêu đề email, đều phải rõ ràng, cụ thể. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể ghép sơ yếu lý lịch, CV, ảnh chụp các bằng cấp, CMND và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, các file lưu dưới định dạng PDF. Bạn cần trình bày sao cho logic, đẹp mắt, đó sẽ là một điểm cộng cho kỹ năng sử dụng vi tính tốt mà bạn ghi trong CV (nếu có).
Trong một số trường hợp, bạn có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar, tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ. Nếu lựa chọn cách này, bạn phải tạo một thư mục có tên cụ thể và đặt tất cả các tệp tin vào thư mục đó. Các tệp tin phải được đánh dấu theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Có một chú ý nữa khi gửi file đính kèm qua email là tổng dung lượng hồ sơ không nên vượt quá 1MB. Nếu nặng, bạn có thể tìm cách giảm dung lượng, như giảm kích thước hình đính kèm (không nên giảm chất lượng ảnh, đây chỉ là lựa chọn cuối cùng).

6. Phải soạn thảo nội dung cho email

Khi gửi đơn xin việc qua email, chắc chắn bạn phải soạn thảo nội dung chứ không được gửi các file hồ sơ đính kèm với một email trống. Trong nội dung email bạn phải giới thiệu mình là ai, mình xin ứng tuyển vị trí nào, có khả năng phù hợp với vị trí đó như thế nào, sẽ làm gì nếu được tuyển vào vị trí đó...Bạn cũng lưu ý kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ và cách thể hiện cú pháp trong nội dung email.
BKASOFT tin rằng, nếu nắm vững các kiến thức gửi đơn xin việc qua email trên đây, bạn đã tiến một bước gần hơn với vị trí ứng tuyển rồi. Chúc các bạn sớm tìm được công việc như mong muốn!
Tác giả: Thu Hằng
Chuyên viên tuyển dụng BKASOFT
Ảnh: Sưu tầm